Perpustakaan Rekod

FUNGSI SEKSYEN PERPUSTAKAAN REKOD

1. Berperanan dalam pengurusan penyediaan, penyimpanan folder Aktif /Tak Aktif di Rak Aktif/Rak Sekunder
2. Mengurus permohonan pinjaman & pemulangan folder bagi tujuan kajian, Audit serta pembelajaran yang tertakluk kepada peraturan yang ditetapkan oleh pihak Unit Rekod Perubatan
3. Bertindak sebagai Ketua Skuad Cakna dalam aktivi pengesanan & pengawalan Folder yang tidak dikembalikan ke UNit Rekod Perubatan setelah diambil oleh pihak klinik/wad bagi tujuan perawatan , kajian mahupun pembelajaran
4. Mengawalselia aktiviti baikpulih folder yang mana kulit serta pelekat barkod yang rosak dan perlu diganti baru.
5. Menguruskan aktiviti memasukkan Catatan Kemajuan & RME ke dalam folder pesakit serta kawalan kepada folder sementara (Temporary Old Notes)
6. Teribat dalam aktiviti Pengasingan/ Pelupusan folder pesakit yang mana jika pesakit tidak menerima rawatan melebihi 4 tahun akan diasingkan ke Rak Sekunder sementara menunggu tempoh pelupusan setelah 7 tahun tidak memerima rawatan setelah mendapat kebenaran pihak Pengarah Hospital USM dan Arkib Negara
7. Betindak sebagai Pegawai Aset jabatan yang terlibat dalam pengurusan aset jabatan
8.  Berperanan sebagai ahli Pasukan Petugas Pengurusan Risiko (Risk Management) Malaysia Standard Quality Hospital (MSQH)

PERPUSTAKAAN REKOD

Semua rekod pesakit HUSM disimpan secara berpusat di Perpustakaan Rekod, Unit Rekod Perubatan. Setiap pesakit yang menerima rawatan hanya mempunyai satu rekod sahaja.

Sejak Hospital Universiti Sains Malaysia beroperasi pada Oktober 1983, jumlah rekod pesakit telah bertambah dengan pesat.

Pada tahun 2007, Projek Pelupusan Rekod pesakit tak aktif telah dijalankan bagi mengatasi masalah storan dan kesulitan penyelenggaraan rekod yang semakin bertambah dari masa ke semasa.   Projek bermula pada April 2007 dan berakhir pada Jun 2007.  Sebanyak 284,935 rekod pesakit yang menerima rawatan terakhir sebelum 1/1/1998 telah dimusnahkan mengikut prosedur dan kebenaran Arkib Negara Malaysia.

Pada Januari 2008, terdapat lebih kurang 380,000 rekod pesakit diselenggara oleh Unit Rekod Perubatan.  Dari jumlah tersebut 220,000 rekod terdapat di Perpustakaan Rekod Aktif manakala 160,000 rekod di Perpustakaan Rekod Tak Aktif.

Secara perbandingannya jumlah rekod pesakit yang diselenggara di unit ini adalah seperti berikut :

• November 1983 - 1400 rekod
• Tahun 1999 - 440,000 rekod
• Tahun 2003 - 550,000 rekod
• Januari 2007 - 670,000 rekod
• Mei 2023 - 331,917 (Folder Aktif) dan 185,300 (Folder Tidak Aktif)

Kedudukan rak-rak di Perpustakaan Rekod Aktif

 Setiap pesakit yang menerima rawatan di Hospital USM dikenali dengan nombor pendaftaran yang UNIK.  Nombor pendaftaran ini terdiri dari 6 angka yang berturutan dan dimulai dengan huruf A atau B. Semua nombor pendaftran yang diwujudkan selepas Sistem Pengurusan Maklumat dan Perakaunan Hospital (HIMAS) mula digunakan pada Disember 1995 bermula dengan huruf B, manakala yang sebelumnya bermula dengan huruf A.

Semua folder disusun dalam rak-rak Perpustakaan Rekod.  Folder-folder disusun mengikut susunan 2 digit terakhir diikuti dengan 2 digit tengah dan 2 digit permulaan nombor pendaftaran.  Setiap angka 0-9 mempunyai warna yang berlainan.  Kulit folder diwarnakan  mengikut 2 digit terakhir nombor pendaftaran untuk menyenangkan proses penyimpanan dan pencarian folder tersebut.

PERMOHONAN MENGGUNAKAN REKOD PESAKIT

Semua permohonan untuk mendapatkan rekod atau folder pesakit bagi tujuan-tujuan yang dibenarkan diproses mengikut prosedur yang telah ditetapkan.  Secara keseluruhannya permohonan folder adalah untuk tujuan-tujuan berikut:

Bagi tujuan perawatan, folder hanya akan disediakan apabila pesakit mendaftar samada di Kaunter Pendaftaran Unit Rekod, Kaunter Kecemasan & Kemalangan atau Kaunter Pendaftaran di Klinik-klinik.

RAWATAN PESAKIT LUAR

RAWATAN PESAKIT DALAM

• Folder pesakit akan disediakan sebaik saja pesakit mendaftar.  Folder bersama-sama dengan borang-borang kemasukan akan dihantar kepada 'porter' bertugas untuk dihantar ke wad yang berkenaan.
• Folder akan dikutip dari wad dalam tempoh 2 hari bekerja selepas pesakit discaj dan akan dijilid mengikut kriteria yang telah ditetapkan.

RAWATAN PESAKIT KECEMASAN

• Folder akan dibawa ke  Jabatan Kemalangan dan Kecemasan selepas pesakit mendaftar.   Folder-folder akan dikembalikan ke Unit Rekod Perubatan selepas tamat setiap shif,

KAJIAN DAN PEMBELAJARAN

• Permohonan untuk mendapatkan rekod pesakit bagi tujuan kajian dan pembelajaran hendaklah menggunakan borang khas yang ditandatangani oleh pemohon berkenaan dan dihantar ke Pejabat Am 3 hari sebelum tarikh folder diperlukan.
• Folder pesakit yang telah dicari diletakkan di 'Pigeon Hole' di Bilik Kajian Unit Rekod Perubatan.
• Kajian hanya boleh dilakukan di Bilik Kajian sahaja.
• Folder tersebut akan difail ke dalam Perpustakaan Rekod setelah selesai urusan  atau setelah 2 minggu berada di 'Pigeon Hole', yang mana terdahulu.
• Bagi folder yang perlu dibawa ke luar atas sebab-sebab tertentu, hendaklah mendapat kebenaran dari Pegawai Rekod Perubatan terlebih dahulu. Folder perlu dikembalikan dalam tempoh yang telah ditentukan.

Bilik Kajian, Unit Rekod Perubatan

  AUDIT

• Permohonan menggunakan borang khas yang diperolehi di Pejabat Am Unit Rekod hendaklah dibuat melalui Pegawai Rekod yang menyelia 3 hari sebelum tarikh dikehendaki.
• Pemilihan folder yang akan dibawa ke sessi audit hendaklah dibuat di Bilik Kajian Unit Rekod.
• Folder yang berkaitan sahaja dibenarkan dibawa ke sessi audit dengan mendapat kelulusan Pegawai Rekod Perubatan terlebih dahulu.
• Folder tersebut mestilah dikembalikan ke Unit Rekod Perubatan sebaik sahaja selesai digunakan.
• Staf Unit Rekod akan menyusul folder-folder yang tidak dikembalikan melebihi dari tempoh yang dibenarkan.

LAPORAN PERUBATAN/MAKLUMAT PESAKIT

• Bahagian Laporan Perubatan, Unit Rekod akan menyediakan folder pesakit berkenaan kepada doktor/pakar yang akan menulis laporan perubatan di Bilik Kajian Unit Rekod Perubatan.

SUBPEONA KEPADA DOKTOR 

• Doktor/pakar yang menerima subpeona daripada mahkamah atau peguam berhubung dengan kes pesakit yang dirawat di HUSM boleh memohon rekod perubatan pesakit berkenaan melalui Pegawai Rekod Perubatan yang menyelia.
• Rekod pesakit berkenaan boleh dibaca di Bilik Kajian Unit Rekod.
• Rekod pesakit tidak boleh dibawa ke mahkamah, hanya salinan laporan perubatan sahaja yang dibenarkan.

SUBPEONA KEPADA REKOD PERUBATAN PESAKIT 

• Rekod pesakit hanya boleh dibawa ke mahkamah apabila Hospital menerima subpeona terhadapnya.
• Pengarah atau Ketua Unit Rekod Perubatan akan membawa rekod pesakit berkenaan ke mahkamah.

MENULIS RINGKASAN DISCAJ 

• Senarai rekod pesakit yang tidak ditulis ringkasan discaj akan dihantar kepada Ketua Jabatan berkenaan setiap bulan oleh Pegawai Rekod Perubatan yang menyelia.
• Folder diletakkan di 'Pigeon Hole', Bilik Kajian untuk tindakan doktor berkenaan dalam tempoh sebulan dari tarikh diberitahu.

MENAMPAL LAPORAN MAKMAL 

• Permohonan untuk menampal laporan makmal dibuat dengan menghantar senarai rekod pesakit ke Perpustakaan Rekod.
• Staf Perpustakaan akan menyediakan rekod pesakit.
• Staf klinik akan menampal laporan makmal ke dalam rekod pesakit di Perpustakaan Rekod.

LAIN-LAIN URUSAN

• Semua urusan berkaitan dengan penggunaan rekod pesakit selain dari tujuan di atas mesti melalui Ketua Unit Rekod Perubatan.
• Rekod perubatan pesakit tidak boleh dibawa keluar daripada HUSM kecuali dengan kebenaran Pengarah HUSM.
• Staf HUSM yang tidak bertugas di Unit Rekod tidak dibenarkan masuk ke Perpustakaan Rekod kecuali dengan kebenaran Ketua Unit Rekod Perubatan.
• Urusan permohonan rekod pesakit mesti dibuat di kaunter permohonan sahaja.
• Bagi pesakit yang hendak dirujuk ke lain-lain hospital, hanya ringkasan discaj kes berkenaan sahaja yang dihantar bukannya rekod perubatan pesakit.

AKTIVITI SEKSYEN PERPUSTAKAAN REKOD